Es gibt eine klare Trennung zwischen rein wissenschaftlichen Tagungen/Kongressen und Veranstaltungen, die hauptsächlich der ärztlichen Weiterbildung dienen. Ärztliche Weiterbildung ist Aufgabe des Universitätsklinikums und damit in Zusammenhang stehende Veranstaltungen werden durch die Verwaltung des UKH betreut.
Rein wissenschaftliche Tagungen/Kongresse werden vom Verwaltungsbereich Forschung betreut, sofern die Medizinische Fakultät Veranstalter ist. Tagungen von Fachgesellschaften, wo die Medizinische Fakultät lediglich Ausrichter, nicht aber Veranstalter ist, dürfen nicht durch die Verwaltung der medizinischen Fakultät betreut werden.
Neben der Möglichkeit für wissenschaftliche Kongresse Zuwendungen (DFG oder andere Geldgeber) einzuwerben, besteht die Option Teilnehmergebühren einzunehmen und/oder Sponsoringverträge zu schließen. Dabei gilt folgendes zu beachten:
Teilnehmergebühren...
- ...sollten so kalkuliert werden, dass sie vollständig für die Veranstaltung verwendet werden. Werden weniger als 50% für die Veranstaltung verwendet, fällt zusätzlich Umsatzsteuer an.
- ...können für alle Ausgaben, auch Rahmenprogramm, verwendet werden.
- ...können über Kreditkartenzahlungen ermöglicht werden.
Sponsoring…
- …-Verträge werden durch das Justiziariat der Medizinischen Fakultät geprüft.
- ...-Gelder können nur für Ausgaben verwendet werden, die in engem Zusammenhang mit dem wissenschaftlichen Teil der Veranstaltung stehen, z.B. Reisekosten für Referenten, Raum- und Technikmieten. Sponsoring-Gelder dürfen nicht für Rahmenprogramm oder Referentenessen verwendet werden (siehe auch Transparenzkodex VfA).
- ...- Gelder sind umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer beträgt 19% des Nettobetrages.
- … wird mit Gemeinkosten zu einem pauschalen Satz von 10% der Nettoeinnahmen belegt.