Zur Auswahl der möglichen Geldgeber steht Ihnen der Bereich strategische Forschungsberatung & Fundraising oder der Bereich Nachwuchsförderung beratend zur Seite.
Wenn der Geldgeber feststeht, beantworten die Mitarbeiterinnen der Drittmittelverwaltung gern alle weiterführenden finanztechnischen Fragen.
Zur Berechnung von Personalkosten können Sie gern diese Berechnungstabelle nutzen. Beachten Sie dabei bitte die Förderrichtlinien der jeweiligen Geldgeber.
Personalangelegenheiten sind grundsätzlich über das Referat 3.7 abzuwickeln. Dort finden auch die entsprechenden Verfahrenshinweise und Ausschreibungs- und Beschäftigungsformulare. Sollte noch keine Kostenstelle für Ihr Projekt vergeben sein (weil z.B. noch kein schriftlicher Bewilligungsbescheid vorliegt), können Sie im Beschäftigungsantrag einfach den Projekttitel angeben, dann können alle Vorbereitungen zur Einstellung trotzdem schon erfolgen.
Zur Berechnung der Personalkosten können Sie gern diese Berechnungstabelle nutzen. Beachten Sie dabei bitte die Förderrichtlinien der jeweiligen Geldgeber.
Es gibt einige Grundsätze zur Befristung von Beschäftigten nach WissZeitVG oder TzBfG, die es zu beachten gilt. Rechtssichere Auskünfte darüber erteilen die MitarbeiterInnen des Referat 3.7. Aber auch die Mitarbeiterinnen der Drittmittelverwaltung beantworten Ihre Fragen gern.
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, aus Drittmittelprojekten Stipendien zu finanzieren oder Werkverträge zu schließen. Die Vertragsmuster dazu erhalten Sie über den Verwaltungsbereich Recht und Forschung. Bitte kontaktieren Sie vor Vertragsabschluss unbedingt eine der Mitarbeiterinnen der Drittmittelverwaltung!
Über das Informationssystem FACTScience können jederzeit die Finanzdaten eines Projektes abgerufen werden. Die Daten sind jeweils vortagsaktuell.
Zu Fragen der Installation und Passwortvergabe kontaktieren Sie bitte die MitarbeiterInnen des Bereiches Nachwuchsförderung & Forschungskennzahlencontrolling.
Eine Anleitung zum Abruf der Projektberichte finden Sie hier.
Bei Fragen zu den Finanzberichten kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiterinnen der Drittmittelverwaltung.
Mit VKK wird der Begriff Vollkostenkalkulation abgekürzt. Das bedeutet, dass nicht nur die direkten Kosten für die Durchführung eines Projektes als Kosten anzusetzen sind, sondern auch die Infrastruktur-/Gemeinkosten. Eine solche VKK muss nach Beihilferecht immer dann verpflichtend für ein Projekt erstellt werden, wenn dieses nicht als hoheitliche Drittmittelforschung durchgeführt wird. Zur Abgrenzung, wann es sich um hoheitliche Drittmittelforschung handelt und wann nicht, soll folgende Übersicht helfen:
| Hoheitliche Drittmittelforschung (ohne USt, ohne VKK) | Nicht hoheitliche /Auftragsforschung (mit USt, mit VKK) |
|---|---|
| Der Drittmittelgeber fördert uneigennützig die unabhängige Forschung in einem bestimmten Fachgebiet zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses. Der Drittmittelgeber erhält KEINE Gegenleistung. | Der Auftrag entspricht gezielt den Interessen des Drittmittelgebers. Der Auftraggeber legt die Konditionen für die Dienstleistung nach Art und Umfang fest und zahlt dafür ein angemessenes Entgelt. |
| Forschungsergebnisse werden frei veröffentlicht bzw. sind frei zugänglich. | Veröffentlichung wird durch Geheimhaltungs-klauseln und Veröffentlichungsvorbehalte des Auftraggebers beschränkt. |
| Risiko des Scheiterns liegt bei Hochschule. | Der Auftraggeber trägt das Risiko des Scheiterns. |
| Forschungsergebnisse verbleiben uneingeschränkt bei der Hochschule. | Vertragspartner erhält Rechte an den Forschungsergebnissen (z.B. exklusive Nutzungs-/Verwertungsrechte). |
Ein abschließender Katalog mit rechtlich eindeutiger Abgrenzung der beiden Tätigkeitsbereiche einer Hochschule lässt sich nicht aufstellen. Im Zweifelsfall ist eine Verständigung seitens der Medizinischen Fakultät mit dem zuständigen Finanzamt (bei Steuerfragen) oder mit Wirtschaftsprüfern erforderlich.
Für die Kalkulation hat die MLU ein Formular entwickelt, welches zu nutzen ist. Als Hilfestellung dient dieses Formular als Nebenrechnung. Die Berechnungsgrundlage bezieht sich auf die geleisteten Arbeitsstunden im Projekt. Die Umlage der Infrastruktur-/Gemeinkosten nach Abgabe der Stundenzettel bzw. Eingabe der Stunden in DigiTime ist hier erläutert.
DigiTime ist die digitale Stundenerfassung für die Projekte des BgA Auftragsforschung zur Abrechnung nach VKK. Dies ersetzt ab dem 2. HJ 2022 die manuelle Stundenerfassung mit Stundenzetteln.
Ein kurzer Handlungsleitfaden findet sich hier. Dieser wird mit Fortführung des Projektes Digitalisierung jeweils aktualisiert.
Bei Fragen und Anregungen bitten wir um Kontaktaufnahme.
Bei hoheitlicher Forschung:
Projekte, die dem hoheitlichen Bereich zuzuordnen sind, können bei Unterfinanzierung aus dem Haushalt gegenfinanziert werden.
Das kann entweder durch das einrichtungseigene Budget L&F oder durch zentrale Mittel der Fakultät erfolgen. Projekte, die eine Kofinanzierung durch die Fakultät erforderlich machen, müssen dem Forschungsausschuss vorgelegt werden und bedürfen der Zustimmung des Fakultätsvorstandes.
Bei nicht hoheitlicher/Auftragsforschung:
Werden vom Vertragspartner weniger Mittel zur Verfügung gestellt, kann entweder das Projekt nicht durchgeführt/an der Studie nicht teilgenommen werden oder es erfolgt ein Ausgleich der Finanzierungslücke. Folgende Varianten sind möglich:
- Der Ausgleich erfolgt aus Gewinnen, die aus Projekten derselben Einrichtung resultieren. Diese Projekte dürfen nicht aus dem hoheitlichen Bereich sein und sind direkt an die Drittmittelverwaltung zu melden. Hier erfolgt nach Prüfung der Mittelverfügbarkeit die Freigabe des unterfinanzierten Projektes.
- Besteht diese Möglichkeit nicht, kann der Ausgleich aus dem BgA Auftragsforschung erfolgen. Dazu werden die im Prodekanat Forschung eingegangenen Anträge gesammelt und jeweils zum Ende des laufenden Quartals in einer Entscheidungsrunde bewertet und priorisiert. Auf dieser Basis wird die Entscheidung über die Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags gefällt. Da in diesem Fall die Allgemeinheit (Solidarmittel) die Kosten trägt, sind Projekte, die auf diese Art ermöglicht werden, nicht mehr LOM-fähig.
siehe dazu auch die Präsentation aus dem Fakultätsrat
Gemäß Beschaffungsordnung haben grundsätzlich alle Bestellungen über die zentralen Beschaffungsstellen zu erfolgen. Die zentralen Beschaffungsstellen sind für:
Büro-/Geschäftsbedarf: GBI Versorgungsmanagement
Laborbedarf: Universitätsapotheke
Literatur: Bibliothek (ULB Zweigstelle Medizin)
Investitionen: GBI Versorgungsmanagement mit dem dazugehörigen Beschaffungsantrag
Sonstige, die nicht über MobiDiK oder Freitext angefordert werden können: Antrag nicht investive Güter
Beschaffungen außerhalb der zentralen Beschaffungsstellen sind möglicherweise im Projekt nicht abrechnungsfähig. Für Sonderfälle beraten Sie gern die Mitarbeiterinnen der Drittmittelverwaltung.
Die Rechnungsstellung an Drittmittelgeber erfolgt gemäß dem Vier-Augen-Prinzip durch die Projektleiter und kann unter Verwendung unten stehender Muster erfolgen. Gern stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen der Drittmittelverwaltung beratend zur Seite. Zur Buchung der Zahlungseingänge ist es unabdingbar, dass eine Kopie der Rechnung in der Drittmittelverwaltung vorliegt. Bitte nutzen Sie dazu die E-Mail-Adresse: drittmittel☉medizin.uni-halle.de
Die folgenden Unterlagen lassen sich nur aus dem Intranet der Medizinischen Fakultät abrufen.