Confluence Allgemeines
Das Datenintegrationszentrum (nachfolgend DIZ genannt) der Universitätsmedizin Halle (nachfolgend UMH genannt) zusammen mit dem ZD 1 - Informations- und Kommunikationstechnologie (nachfolgend IuK genannt) stellt mit dem UMH-Confluence ein Wissensmanagement- und Kollaborationssystem zur Verfügung, das auf der Software Confluence des Herstellers Atlassian basiert und auf UMH-eigenen Servern gehostet wird.
Die Universitätsmedizin hat hierfür ihre Confluence-Lizenz von 2.000 auf 10.000 Nutzer erhöht. Die Nutzer können die Plattform für die Forschung, zum Datenaustausch UMH-Intern und mit externen Projektpartnern nutzen. Dabei stehen kollaboratives Entwickeln von wissenschaftlichen Anträgen oder Publikationen, das Management von Projekten jeder Größenordnung oder auch die Organisation von Instituten/Lehrstühlen im primären Fokus. Die Unterstützung von hochstandardisierten Prozessen (wie z.B. Einkauf/Urlaubsbeantragung) oder eine reine UKH interne Dateiablage wird z.B. von Sharepoint adressiert.
Alle Mitarbeiter der UMH haben eine grundsätzliche Berechtigung für den Zugang zum UMH-Confluence. Durch die Erhöhung der Lizenz ist für interne Interessenten kein Antrag mehr nötig, da nun alle Mitarbeiter der UMH Confluence verwenden können Lizenzen für externe Nutzer außerhalb der UMH (d.h. ohne @uk-halle Emailadresse) sind in begründeten Einzelfällen (Kooperationsprojekte) auf Antrag auch möglich. (Link)
Eine weitere Veränderung ist die Verfügbarkeit von zwei zentralen Bereichen für Kooperationen. In diesen beiden Bereichen können Sie selbstständig Oberseiten mit entsprechenden Zugangsbeschränkungen auf die von Ihnen angedachten Nutzer anlegen. Wie dies funktioniert, finden Sie auf der Startseite des jeweiligen Bereichs in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung (Link). Es handelt sich bei diesen beiden Bereichen zum einen um einen Bereich für interne Kooperationen (Link), in welchem für interne Instituts, Klinik- bzw. übergreifende Projekte, Anträge etc. Platz ist (grüner Bereich im Bild). Zu diesem Bereich haben externe Personen außerhalb der Universitätsmedizin Halle keinen Zugang. Zum anderen steht auch ein für die Kooperation mit externen Partnern außerhalb der UMH gedachter Bereich (Link) zur Verfügung, welcher für alle unsere Confluence-Nutzer zugänglich ist (beiger Bereich im Bild).
Weiterhin stehen für die einzelnen Institute der Fakultät eigene, auf die Mitarbeiter des jeweiligen Instituts zugriffsbeschränkte, Bereiche zur Verfügung (rote Bereiche im Bild), welche zum internen Informationsaustausch genutzt werden und perspektivisch die jeweiligen Netzablage weitgehend ablösen könnten. Auch Bereiche für die institutsverbindenden Zentren, Graduiertenkollegs oder größere Projekte werden auf Anfrage an confluence☉uk-halle.de umgesetzt.
Es wird in Zusammenhang mit diesen Veränderungen eine Vorstellungsveranstaltung geben, welche am 05.05.2022 zwischen 13:00 bis 14:00 Uhr per Webex ( https://uni-halle.webex.com/uni-halle/j.php?MTID=m602c9e2ef751881113a3d4d4f9016add ) stattfinden wird.
Bei Fragen können Sie sich an confluence@uk-halle.de wenden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, diese donnerstags zwischen 13:00-14:00 Uhr zu unserer „Confluence-Sprechstunde“ in Webex zu stellen.
Diese findet unter folgender Adresse statt:
https://uni-halle.webex.com/uni-halle/j.php?MTID=m602c9e2ef751881113a3d4d4f9016add
Die Aufzeichnung sowie die zugehörigen Folien der Auftaktveranstaltung am 07.10.2021, bei welchem Confluence in seinem Funktionsumfang sowie den angedachten Anwendungsfällen und den Rahmenbedingungen am UKM beschrieben wurde, ist seit dem 11.10.2021 hier zugänglich: https://lernplattform.uk-halle.de/goto.php?target=crs_25531&client_id=hshc
Nach der Beantragung und Freischaltung eines Confluence-Accounts können Sie sich unter folgender Adresse einloggen: https://confluence.uk-halle.de
Dafür verwenden Sie Ihre UKH-Mail-Adresse (vorname.nachname@uk-halle.de) und das dazugehörige Passwort.
Haben Sie eine solche Mail-Adresse nicht, so bekommen Sie die Zugangsdaten an die angemeldete Mail-Adresse zugesandt. In diesem Fall ändern Sie bitte nach dem ersten Login Ihr Passwort.
Wer Confluence testen möchte kann sich mit dem Benutzername "demo.user" einloggen.
Das Passwort bitte unter confluence☉uk-halle.de erfragen.
Confluence wurde von der Universitätsmedizin Halle primär für die Medizinischen Fakultät beschafft, um als Ergänzung zu Sharepoint und Nextcloud eine Kollaborationsplattform für z.B. folgende Anwendungsfälle anzubieten, bei denen es u.a. ausdrücklich darum geht, die Zusammenarbeit zwischen Fakultät&Klinikum sowie insbesondere auch mit externen Kollaborationspartnern zu erleichtern
![Projektmanagement und Kollaborationsplattform für wissenschaftliche Projekte, Graduiertenkollegs/Sonderforschungsbereiche](/fileadmin/Einrichtungsordner/Gremien_und_Verwaltung/Zentrale_Dienste/ZD_1_-_Informations-_und_Kommunikationstechnologie/SMITH/Services/Confluence-Website_Bild3.png)
- Gemeinsame Dokumentenerstellung und Bearbeitung
- Wahlweise Nutzung über Webbrowser oder Mobil-Client (iOS, Android)
Wichtig: Als Webbrowser Produkte wie Firefox, Chrome, Edge, Safari oder Opera verwenden, da diese die HTML5 W3C Norm unterstützen >> Internet Explorer wird nicht optimal unterstützt.
- Gemeinsames Arbeiten über Freigaben oder freigebende Bereiche, die auch für registrierte externe Nutzer erreichbar sind
- Flexibel einstellbare Berechtigungen für Seiten bzw. Dokumente und zugehörige Dateien (z.B. Vollzugriff, nur Lesen)
- Automatische Synchronisation, was ein gleichzeitiges Bearbeiten eines einzigen Dokuments ermöglicht
- Sichere Datenübertragung über SSL und offizielle Zertifikate
- Versionierung der Daten
Beschränkungen des Dienstes Wissensmanagement- und Kollaborationssystem Confluence:
- kein Daten-Archiv.
- Maximale Größe einer Datei beträgt bis 200 MB.
- Im Allgemeinen ist Confluence durchgängig erreichbar. Durch Updates kann es zu angekündigten Offlinezeiten kommen. Wir sind natürlich, wie auch bei unerwarteten Offlinezeiten, bemüht die Funktionalität schnellstmöglich wiederherzustellen.
Nutzungsbedingungen Wissensmanagement- und Kollaborationssystem Confluence
1. Geltungsbereich / Dienstmerkmale
Das Datenintegrationszentrum der Universitätsmedizin Halle (nachfolgend UMH genannt) erbringt, derzeit durch die medizinische Fakultät finanzierte, Leistungen zur Bereitstellung einer Kommunikationsplattform als Dienstleistung für Mitarbeiter und externe Partner des UMH. Diese Plattform (nachfolgend Dienst genannt) ermöglicht die Dokumentenerstellung und Bearbeitung mit verschlüsselter Übertragung zwischen internen und externen Partnern (nachfolgend Benutzer genannt) im Rahmen von Kooperationsprojekten, für einen definierten autorisierten Personenkreis.
Für die Übertragung der Daten gilt nationales und europäisches Datenschutzrecht. Demnach sind personenbezogene Daten vor der Übertragung zu anonymisieren oder andernfalls die schriftliche Zustimmung des Eigentümers der Daten einzuholen und die bei der Datenverarbeitung- und -übertragung beteiligten Personen bezüglich der maßgebenden Vorschriften zu belehren.
Der Dienst wird bereitgestellt auf der Grundlage weiterer Regelungen und Vereinbarungen zwischen dem DIZ/UMH und dem externen Partner (Serviceverträge, Forschungs-, Studien- oder sonstige Kooperationsvereinbarungen, Netzzugriffsverträge u.a.).
2. Leistungsumfang
Technischer und organisatorischer Ansprechpartner für den Dienst ist das DIZ. Das DIZ zusammen mit dem IuK stellt im Auftrag der UMH die nötige IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Speicherplatz) bereit und ist lediglich Zugangsvermittler. Die Daten werden auf bestimmte zulässige Formate beschränkt und automatisch zur Besseren Durchsuchbarkeit indiziert. Bei Entdeckung von gefährlichem Code, behält sich das DIZ/IuK die unverzügliche Löschung dieser Daten vor.
Ein Rechtsanspruch auf die ununterbrochene Benutzung und/oder eine bestimmte Übertragungsgeschwindigkeit besteht nicht. Die UMH übernimmt keine Gewähr für die fehlerfreie Entgegennahme und Weiterleitung von Daten des Benutzers, es sei denn, der UMH kann Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last gelegt werden.
Es besteht eine Volumenbeschränkung des pro Benutzer zur Verfügung stehenden Speichers. Wenn das Datentransfer-Volumen bzw. die Server- oder Netzwerklast eine nach üblichen Erfahrungswerten festgelegte Menge übersteigt oder die Infrastruktur des DIZ/IuK in irgendeiner Form beeinträchtigt wird, kann das DIZ/IuK geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen.
Ein Anspruch auf unverzügliche Supportleistungen besteht nicht. Das DIZ erbringt für externe Benutzer keine Unterstützungsleistungen bezüglich der Funktion der beim Benutzer installierten Hardware, Programme und Daten. Wird eine weitergehende Unterstützung in besonderen Ausnahmefällen angefordert und geleistet, haftet die DIZ nicht für dem Benutzer daraus entstehende Schäden.
Bei Offlinezeiten, im Stör- oder Wartungsfall, werden weitere Informationen per E-Mail weitergegeben. Es wird ein Emailverteiler mit allen Confluence-Nutzern gepflegt und in einem solchen Fall verwendet.
3. Benutzer
Die Benutzung des Dienstes erfolgt mit Antrag und Bestätigung des klinischen Partners an der UMH, für externe Partner auf der Grundlage einer vorhandenen Kooperationsvereinbarung z.B. im Rahmen eines Drittmittelprojektes.
Der Zugang zum Dienst ist nur möglich nach Bestätigung eines verantwortlichen Mitarbeiters oder Mitarbeiterin des DIZ/UMH.
Der Benutzungsvertrag wird wirksam, wenn der Benutzer mit seinem Login den Dienst erstmalig benutzt und damit die hier genannten allgemeinen Nutzungsbedingungen akzeptiert.
Nach der Freischaltung für Confluence kann ein Login mithilfe der E-Mail-Adresse und ihrem Passwort erfolgen.
UMH-Nutzer können sich mit ihrem gewohnten Windows-Passwort anmelden.
Externe Benutzer von außerhalb der UMH haben die ihnen zugesandten Initial-Passwörter umgehend zu ändern.
Die Weitergabe personenbezogener Nutzungsberechtigungen an Dritte ist generell untersagt. Im Falle von bekannt gewordenem Missbrauch der Zugangsdaten durch Dritte informiert der Benutzer unverzüglich das DIZ/IuK. Sollten infolge Verschuldens des Benutzers Dritte durch Gebrauch der Passwörter Zugang zum Netz, zu Servern etc. der UMH erhalten, haftet der Benutzer im Schadensfall.
4. Nutzung, Inhalte, Datenverkehr
Die Benutzung des Dienstes hat ausschließlich Endgeräten zu erfolgen, die nach gängigen Sicherheitsstandards abgesichert sind (z.B. aktuelle Betriebssystem-Patches, aktuelle Browser, Antivirenschutz, Desktop-Firewall).
Der Dienst dient vorrangig dem Informationsaustausch und ist kein Archiv- oder Backup-Medium. Der Benutzer sorgt selbst für eine adäquate Datensicherung seiner lokalen und in dem Wissensmanagementsystem gespeicherten Daten.
Es erfolgt ein tägliches Backup (Vollsicherung der zugrunde liegenden VM). Dieses wird für 6 Monate aufbewahrt.
Mit dem Dienst werden die Daten verschlüsselt übertragen, jedoch im Standard nicht verschlüsselt gespeichert. Bei besonders schutzwürdigen Daten sorgt der Benutzer selbst für eine angemessene Datenverschlüsselung.
Der Benutzer darf mit Form, Inhalt oder verfolgtem Zweck der Dienstnutzung nicht gegen gesetzliche Vorschriften, die guten Sitten und Rechte Dritter (Namens-, Urheber-, Datenschutzrechte usw.) verstoßen. Insbesondere verpflichtet sich der Benutzer, keine ungenehmigten personenbezogenen Daten, keine urheberrechtlich geschützten oder anderweitig unerlaubten Inhalte, keine pornografischen, gewaltverherrlichenden oder volksverhetzenden Inhalte zu speichern. Patientendaten dürfen nicht in Confluence abgelegt werden, auch nicht nach einer Pseudonymisierung.
Die Gruppe der Confluence-Administratoren kann technisch grundsätzlich alle Bereiche einsehen, davon darf aber nach Dienstanweisung nur im Bedarfsfall auf Anfrage von Nutzern Gebrauch gemacht werden und die Zugriffe werden serverseitig automatisch protokolliert.
Bei Verstößen gegen die genannten Punkte haftet der Benutzer gegenüber dem DIZ/UMH auf Ersatz aller hieraus entstehenden Schäden. Der Benutzer stellt das DIZ/UMH im Innenverhältnis von etwaigen aus diesen Verstößen resultierenden Ansprüchen Dritter frei.
Der Benutzer darf keine Daten veröffentlichen, die nach ihrer Art oder Beschaffenheit (z.B. Viren), Größe oder Vervielfältigung geeignet sind, den Bestand oder Betrieb des Rechenzentrums oder Datennetzes der UMH zu gefährden.
Für jeden Fall der Zuwiderhandlung gegen vorstehende Verpflichtungen durch den Benutzer ist die UMH berechtigt, den Zugang sofort zu sperren. Die Geltendmachung eines Schadensersatzes durch die UMH bleibt vorbehalten.
5. Ende des Nutzungsrechts
Der Dienstzugang externer Nutzer ist Antrags- bzw- Projektbezogen befristet gültig, kann mit einer E-Mail-Mitteilung an confluence☉uk-halle.de jeweils verlängert werden, wenn die Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Antragsstellung noch gegeben sind.
Das Nutzungsrecht endet automatisch, wenn das Arbeitsverhältnis oder die Kooperationsbeziehung des Benutzers mit dem DIZ/UMH beendet ist.
Sofern ein durch den Benutzer gestellter Antrag keine Befristung enthielt, sind der Benutzer und seine internen Partner an der UMH dafür verantwortlich, das DIZ über die Beendigung des Nutzerstatus zu informieren.
Mit Beendigung des Nutzerstatus werden die Zugänge deaktiviert, die gespeicherten Nutzer- und Verbindungsdaten entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt.
Das DIZ zusammen mit der UMH behält sich das Recht vor, den Dienst technisch und organisatorisch zu modifizieren bzw. bei besonderer Erfordernis ohne Angabe von Gründen zu beenden.
6. Gebühren
Der Dienst ist eine besondere Dienstleistung des DIZ/UMH für Mitarbeiter und externe Partner des UMH vorrangig für Aufgaben der Forschung, Lehre und Verwaltung. Es handelt sich hier ausdrücklich nicht um ein gewerbliches Angebot mit Gewinnerzielungsabsicht.
Die Leistungen werden für den Fall der temporären Nutzung bis auf Weiteres kostenfrei angeboten. Der Benutzer verpflichtet sich im Gegenzug, den Dienstzugang nicht für kommerzielle Zwecke zu nutzen.
Das DIZ/UMH behält sich bei längerfristiger Verwendung des Dienstes und/oder sonstiger IT- und Netzwerk-Infrastruktur durch kommerzielle Nutzer die Erhebung einer Nutzungspauschale als Aufwandsentschädigung vor, die in einem separaten Netzzugangsvertrag festgeschrieben wird.
7. Datenschutz
Mit dem Dienst werden die Daten vom Endgerät des Benutzers bis zum Eintrittspunkt des DIZ/UMH SSL-verschlüsselt übertragen. Das DIZ/UMH weist den Benutzer vorsorglich darauf hin, dass über diesen Sicherheitsstandard hinaus der Schutz und die Sicherheit seiner über öffentliche Netze übertragenen Daten sowie des verwendeten Endgeräts nicht gewährleistet werden kann.
Das DIZ/UMH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten des Benutzers nur, soweit sie für die Vertragsbegründung und -abwicklung sowie zu Abrechnungs- und gesetzlich vorgeschriebenen Nachweiszwecken erforderlich sind. Der Benutzer stimmt hiermit der Speicherung dieser Daten zu.
Das DIZ/UMH speichert Verbindungsdaten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Fristen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, sie wird im Falle des Verdachts auf gesetzeswidrige Handlungen des Benutzers durch Strafverfolgungsbehörden veranlasst.
8. Haftungsausschluss
Das DIZ/UMH haftet nicht für eventuelle Schäden, die dem Benutzer unmittelbar oder mittelbar durch die Nutzung des Zuganges entstehen, es sei denn, sie wurden durch das DIZ/UMH vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.
Dies gilt nicht bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesem Fall beschränkt sich die Haftung auf den Ersatz des typischerweise vorhersehbaren Schadens.
Das DIZ/UMH distanziert sich ausdrücklich von den Inhalten sämtlicher Internetseiten, die über die zur Verfügung gestellte Infrastruktur erreichbar sind. Das betrifft auch die durch den Benutzer selbst zur Verfügung gestellten Inhalte, für die allein der jeweilige Autor verantwortlich ist.
9. Schlussbestimmungen
Das DIZ/UMH ist berechtigt, die Dienstmerkmale und diese allgemeinen Nutzungsbedingungen bei besonderem Erfordernis ohne Zustimmung der Benutzer zu ändern.
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Halle.
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Sollten Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.
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